Agnieszka Rudnicka-Szymczak: Personel medyczny musi cykliczne podnosić kompetencje cyfrowe

Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej to, mówiąc bardzo ogólnie, zbiór dokumentów powstających w wyniku kontaktu pacjent–personel medyczny. Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, dokumentacja powinna być prowadzona przez podmioty medyczne w postaci elektronicznej. Jaka jest więc różnica między dokumentacją medyczną prowadzoną w postaci elektronicznej a Elektroniczną Dokumentacją Medyczną? To dwie bardzo podobnie brzmiące nazwy, choć różnica między nimi jest istotna.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) to kilka wybranych dokumentów prowadzonych w postaci elektronicznej, wskazanych przez ministra zdrowia w drodze rozporządzenia, które muszą być przygotowane przez dostawców systemów gabinetowych i szpitalnych w określony oraz jednolity sposób. Dzięki temu istnieje możliwość wymiany tych dokumentów między placówkami i pozyskanie informacji o historii, a także stanie zdrowia pacjenta przez lekarza. Dzięki przygotowaniu dokumentacji EDM zgodnie z określonymi standardami (w Polsce korzystamy ze standardu HL 7), przekazywanie odbywa się bez ryzyka utraty lub błędnego odczytu danych przez placówki, które przecież mogą mieć różne systemy gabinetowe lub szpitalne.

Czym jeszcze różnią się dokumenty EDM od pozostałej dokumentacji medycznej? Przede wszystkim muszą być podpisane jednym z kilku dostępnych podpisów elektronicznych. Można tu użyć zarówno podpisu e-ZLA, Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego, jak i dowodu osobistego z warstwą elektroniczną i specjalnego czytnika danych.

Prowadzenie dokumentacji papierowej jest dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach. Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej, jeżeli przepis rozporządzenia tak stanowi lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Podobnie może być w sytuacji chwilowej niedostępności lub awarii Internetu, systemu P1 lub systemu gabinetowego w razie konieczności wystawienia e-recepty bądź e-skierowania. Upoważnia to lekarza lub uprawniony personel medyczny do wystawienia dokumentu papierowego.

Digitalizacja papierowych dokumentów, czyli odwzorowanie cyfrowe, jest procesem dobrowolnym. Placówka medyczna sama podejmuje decyzję, czy chce przeprowadzić taki proces. Należy pamiętać, że o odwzorowaniu cyfrowym dokumentu placówka powinna poinformować pacjenta, a pacjent ma rok na odebranie papierowej dokumentacji. Jeśli tego nie zrobi w tym czasie, to placówka może, zgodnie z przepisami, zniszczyć dokumentację papierową.

To bardzo poważny temat i trzeba tu działać wieloobszarowo. Na bezpieczeństwo dokumentacji medycznej i danych w niej zawartych ma wpływ wiele czynników, a także wiele osób biorących udział w procesie przetwarzania danych.

Ochrona i zabezpieczenia powinny obejmować nie tylko system jako całość, lecz także jego poszczególne elementy. Z punktu widzenia placówki medycznej można tu wskazać kilka ważnych obszarów, gdzie powinna obowiązywać taka szczególna ochrona. Przede wszystkim właściwie zaimplementowany, zabezpieczony i aktualizowany system gabinetowy/szpitalny, odpowiednio zabezpieczone repozytorium, w którym przechowuje się dokumentację medyczną i najważniejsze: cykliczne podnoszenie kompetencji cyfrowych przez personel medyczny.

Człowiek jest najsłabszym ogniwem każdego systemu informatycznego. Niezależnie od tego, jak dobrze będziemy zabezpieczać infrastrukturę i inwestować środki finansowe w programy zabezpieczające, to na końcu zawsze jest użytkownik stacji roboczej, czyli, mówiąc prościej, użytkownik komputera.

Takie zagrożenia mogą się pojawić np. przy przesyłaniu dokumentów przez niezabezpieczoną pocztę elektroniczną, niewłaściwe zabezpieczenie komputera po odejściu od stanowiska, niezabezpieczone porty USB lub udostępnianie haseł osobistych osobom trzecim.

Tak jak wspomniałam, cyberbezpieczeństwo to szerokie zagadnienie i wskazanie wszystkich zagrożeń i sposobów radzenia sobie w różnych sytuacjach zajęłoby wielostronicową publikację, ale wspomnę tu tylko o niewielkim, lecz ważnym obszarze, który dotyczy w zasadzie każdego z nas, niezależnie od zawodu czy miejsca pracy – chodzi o umiejętność tworzenia haseł indywidualnych.

Obecnie nie wystarczy umiejętność utworzenia hasła, należy umieć utworzyć „dobre hasło”. Co to znaczy dobre hasło? To m.in. taki zestaw znaków, którego rozszyfrowanie zabiera zbyt dużo czasu lub jest zbyt kosztowne w stosunku do korzyści wynikających z jego złamania. Jak nauczyć się tworzyć i używać bezpiecznych haseł? Po szczegółowe informacje zapraszam na prelekcje i szkolenia organizowane w ramach działań skierowanych do usługodawców. Wsparcie szpitali w kwestiach dalszej poprawy stanu cyberbezpieczeństwa, także finansowe, jest realizowane m.in. w ramach wspólnego programu Ministerstwa Zdrowia i Ministerstwa Cyfryzacji przy wsparciu Narodowego Funduszu Zdrowia oraz Centrum e-Zdrowia.

Aby odpowiedzieć na to pytanie, posłużę się danymi z badania przeprowadzonego przez Centrum e-Zdrowia na potrzeby planowania i realizacji działań związanych z kontynuacją prowadzonych projektów w zakresie cyfryzacji ochrony zdrowia. To już VI edycja „Badania stopnia informatyzacji podmiotów wykonujących działalność leczniczą”. W badaniu wzięła udział rekordowa liczba podmiotów, bo aż 11580 (porównując z ubiegłym rokiem, było to 5060 podmiotów). Przystąpienie do badania było dobrowolne, a odpowiedzi na pytania ankietowe miały charakter deklaratywny.

Wracając do pytania o efektywność wprowadzania innowacji, z badania wynika, że zdecydowana większość ankietowanych podmiotów (89,0%) ma już rozwiązania IT umożliwiające prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej oraz elektroniczne przetwarzanie danych medycznych, istotnych z punktu widzenia procesu leczenia.

Należy też zauważyć, że w porównaniu do poprzedniej edycji badania również odsetek podmiotów mających Repozytorium EDM wzrósł o blisko 18%.

Jeśli istnieje dystans w poziomie cyfryzacji między placówkami ochrony zdrowia, to – jak wskazują dane zebrane w badaniu – może on wynikać z braku wystarczających środków finansowych na inwestycje w zakresie IT (taką odpowiedź – jako główną przyczynę problemów z wdrażaniem rozwiązań cyfrowych – wskazało ponad 82% badanych podmiotów).

Warto w tym miejscu podkreślić konkretne działania podmiotów nadzorujących, takich jak Ministerstwo Zdrowia i Narodowy Fundusz Zdrowia, które oferują wsparcie finansowe dla podmiotów medycznych.

Jednym z takich działań wspierających jest np. trwający nabór placówek POZdo projektu e-Gabinet+ realizowanego przez Ministerstwo Zdrowia. W ramach projektu placówka może otrzymać sprzęt komputerowy. Drugą w kolejności przyczyną trudności w procesie cyfryzacji – jaką wskazują badane placówki – są niewystarczające kompetencje cyfrowe pracowników. Na ten problem wskazuje ponad 45% badanych ­podmiotów. Tu z pomocą przychodzi Centrum e-Zdrowia. Placówkom medycznym oferujemy bezpłatne szkolenia z szeroko pojętego zakresu e-zdrowia. Realizowane są one w ramach projektu „Poprawa jakości świadczonych usług medycznych poprzez zapoznanie i przeszkolenie pracowników podmiotów leczniczych z podstawowymi terminami i procesami związanymi z wystawianiem, prowadzeniem i wymianą Elektronicznej Dokumentacji Medycznej”. Wystarczy, że placówka zgłosi chęć szkolenia swoich pracowników na stronie internetowej https://cez.gov.pl/pl/page/o-akademii-cez, do czego serdecznie zachęcam.

W 2023 roku czekają nas m.in. zmiany dotyczące obszaru medycyny szkolnej. Ucyfrowienie dokumentów takich jak Karta zdrowia ucznia i Karta badania profilaktycznego ucznia to najważniejsze elementy tego zadania. Poza tym w planach jest wprowadzenie pełnej karty szczepień w postaci elektronicznej. Na swoją elektroniczną odsłonę czekają również skierowania do uzdrowisk. E-karta zgonu i e-karta urodzeń oraz wyniki badań histopatologicznych dla Krajowej Sieci Onkologicznej to kolejne dokumenty, które w 2023 roku będą elementem rozbudowującego się cyfrowego systemu w obszarze e-zdrowia.